To links med hver sit formål
Booking link er den offentlige side, hvor kunden vælger og bestiller en ny tid. Brug klinikkens egen bookingside, ikke siden hvor medarbejdere administrerer kalenderen.
Manage bookings link fører til kundens egne aftaler. Kunden skal muligvis logge ind, før aftalerne vises. Portalen bestemmer, om kunden kan aflyse eller flytte en tid.
Manage bookings link er påkrævet for Planway og EasyPractice. For andre portaler skal du også udfylde det, hvis portalen tilbyder en fælles side til kundernes aftaler. Har portalen ingen sådan side, vælger du This portal does not offer a shared customer appointment page. Opfind ikke et ekstra link.
Planway: find dine links
Åbn Indstillinger → Online booking i Planway. Find Bookingside → Direkte link, og vælg Kopier link. Du kan også vælge Åben online booking og kopiere adressen fra browseren. Det er dit Booking link.
Åbn bookingsiden som testkunde, gå til kundeområdet, og vælg Mine tider. Kopiér adressen, når siden med kundens aftaler er åben. Det er dit Manage bookings link. Brug din egen kliniks adresse; eksemplerne nedenfor er kun skabeloner.
Mine tider kan kræve login. Kontrollér med en aktiv testaftale, hvilke handlinger din klinik faktisk tilbyder. En side uden aftaler viser ikke nødvendigvis knapper til at ændre eller aflyse. Menunavne og bookingrækkefølge kan være tilpasset i Planway.
- Booking link · eksempel
https://din-klinik.planway.com/- Manage bookings link · eksempel
https://din-klinik.planway.com/customerarea/times
EasyPractice / Terapeut Booking: find dine links
Åbn Indstillinger → Online Booking → Udseende. Find Link til Online Booking, eller vælg Klik her for at se din Online Booking. Åbn siden, og kopiér hele adressen fra browseren. Det er dit Booking link; kopier ikke kun kliniknavnet fra feltet.
Log ind på bookingsiden som testkunde. Åbn menuen med kundens navn, og vælg Din side. Her vises Fremtidige aftaler. Kopiér adressen til dit Manage bookings link; den sluttede på /your-page på den konto, vi kontrollerede.
Kontrollér Indstillinger → Online Booking → Klient Login. Klient Login skal være aktiveret, hvis kunden skal se og administrere sine aftaler online. Her vælger du også, om kunder må aflyse, hvilken frist der gælder, og om klinikken først skal godkende aflysningen.
EasyPractice beskriver ændring af tidspunkt som aflysning efterfulgt af en ny booking. Kunden kan ikke selv redigere tidspunktet direkte. Tjek først mulige nye tider, men vent på bekræftelse af aflysningen, før en erstatning bookes. En ny tid bliver ikke reserveret, mens kunden aflyser. Ved tvivl, en overskredet frist eller behov for hjælp fortsætter kunden i den samme samtale med klinikken.
- Booking link · eksempel
https://system.easypractice.net/book/din-klinik- Manage bookings link · eksempel
https://system.easypractice.net/book/din-klinik/your-page
Andre bookingportaler
Find portalens delingslink eller knap til at åbne din offentlige bookingside. Hvis kalenderen er indlejret på din hjemmeside, skal du bruge en adresse, der åbner bookingoplevelsen direkte i en almindelig browser.
Gå gennem kundens normale vej til Mine aftaler, Mine bookinger eller en tilsvarende side med en testkunde, og kopiér den generelle adresse. Kontrollér den, før den bruges som Manage bookings link. Gæt ikke adressen ud fra Planway- eller EasyPractice-eksemplerne.
Nogle portaler tilbyder kun administration via et personligt link i kundens bekræftelsesmail. Gem aldrig sådan et link som klinikkens fælles link. Vælg i så fald, at portalen ikke tilbyder en fælles aftaleside. Kunden kan bruge sin egen bekræftelsesmail eller bede om hjælp i den samme samtale med klinikken.
Bookingreglerne bliver i din portal
Indstil aflysningsfrister, godkendelse af aflysninger, login og mulighed for at ændre tider i bookingportalen. De samme regler skal ikke indtastes igen i Replygate.
I Planway finder du booking- og afbestillingsfrister under Indstillinger → Online booking → Begrænsninger for booking. Kontrollér også, om Kunder kan ikke aflyse deres tider er slået til. I EasyPractice ligger kundeadgang og aflysninger under Indstillinger → Online Booking → Klient Login.
Links alene fortæller ikke Replygate, hvilke tider der er ledige, om en handling er tilladt lige nu, eller om den er gennemført. Kunden følger portalens anvisninger; et klik på linket er ikke en bookingbekræftelse. Hvis en forventet mulighed mangler, kan kunden bede om hjælp i den samme chat eller e-mailtråd. Replygate skal svare som klinikken og må ikke påstå, at en medarbejder har overtaget, eller at en ændring er gennemført, uden bekræftelse.
Ændringer i portalens menuer, links og indstillinger opdages ikke automatisk gennem et bookinglink. Tjek kundens vej igen efter ændringer, så vejledningen fortsat passer.
Gem linksene i Replygate
Åbn Integrationer → Online booking → Connect i Replygate. Vælg Planway, EasyPractice / Terapeut Booking eller Other booking portal under Booking provider. Indsæt din offentlige adresse i Booking link og adressen til kundernes egne aftaler i Manage bookings link. Begge links er påkrævet, når portalen tilbyder en fælles aftaleside. Kun for andre portaler uden sådan en side kan feltet udelades ved at vælge den tilhørende afkrydsning.
Vælg Save. Under Connected channels vælger du de hjemmesider og mailbokse, hvor Replygate skal bruge disse links. Chat og e-mail kan vælges hver for sig. En kanal med Geckos direkte bookingintegration kan ikke samtidig bruge bookinglinks; Gecko fortsætter med at bruge sin API-forbindelse.
Replygate kontrollerer adressens format og kendte portalstier, men Save er ikke en test af kundelogin, ledige tider eller aflysning. Brug HTTPS-links på højst 500 tegn uden loginoplysninger, query-parametre eller personlige tokens. Kontrollér kundens forløb som beskrevet nedenfor. Kontakt os, hvis din portal kræver en anden type link.
Edit links ændrer adresserne. Pause guidance stopper vejledningen midlertidigt. Disconnect fjerner tilknytningen til kanalerne; vælg derefter Connect for at sætte forbindelsen op igen. Har du ændret portal eller link, skal kundens forløb testes igen.
Kontrollér begge links, før de bruges
Åbn linksene i et privat browservindue uden din administratorlogin. Bookingsiden skal vise den rigtige klinik. Linket til egne aftaler må gerne bede kunden om at logge ind, men må ikke åbne medarbejdernes administration.
Brug en testkunde med en aktiv testaftale til at kontrollere hele forløbet. Gennemfør kun en testbooking, aflysning eller betaling, når du er klar over konsekvenserne i dit bookingsystem.
- Ny booking: Kan kunden vælge den rigtige behandling, behandler og tid og se portalens bekræftelse?
- Aflysning: Kan kunden finde aftalen? Er aflysningen gennemført med det samme, sendt til godkendelse eller ikke mulig online? Tjek også, hvad der vises efter fristen.
- Ændring: Kan kunden ændre direkte, eller skal aftalen aflyses og bookes på ny? Tjek, om en aflysning først skal godkendes. Kontrollér, at kunden kan bede om hjælp i den samme samtale, hvis det ikke kan gøres sikkert online.
- Adgang og privatliv: Brug kun klinikkens generelle HTTPS-links. Gem ikke adgangskoder, engangskoder eller links med personlige login- eller bookingtokens. En kunde skal aldrig få en anden kundes personlige link.
- Sprog og enheder: Tjek vejledningen i både chat og e-mail, på mobil og computer, samt på de sprog dine kunder bruger. Portalens knapnavne kan være på et andet sprog end samtalen.