Gecko Booking

2. Opret en API-nøgle til Replygate

Gå til Indstillinger → Generelt → Adgangs- og sikkerhedsindstillinger → API nøgler. Opret en nøgle med navnet Replygate, og angiv klinikkens kontaktmail.

Vælg at begrænse adgangen til bestemte endpoints, og giv nøglen tilladelserne nedenfor. Mangler API-adgang, skal du bede Gecko om at aktivere den. Hold nøglen privat; indsæt den kun i Replygate.

3. Vælg, hvad kunderne kan booke

Åbn Integrationer → Gecko Booking → Connect i Replygate. Indsæt API-nøglen og API-adressen. Brug samme app-nummer som din Gecko-konto: en konto på app5.geckobooking.dk bruger https://app5.geckobooking.dk/api/v1/.

Bookingindstillingerne vises på samme side. Alle tilgængelige behandlere er med som standard. Når du har indtastet API-oplysningerne, hentes behandlerlisten, når du åbner Advanced settings. Her kan du slå en behandler fra for alle de behandlinger, vedkommende må udføre i Gecko.

Vælg klinikkens tidszone, for eksempel Europe/Copenhagen i Danmark. Åbn Advanced settings for at gennemgå bookingreglerne. Bruger en behandler Plus/minus tid i Gecko, skal du angive samme justering af kalendertiden der. Bekræft, at indstillingerne matcher Gecko, og vælg Save. Knappen tjekker API-oplysningerne og henter de nyeste ydelser, før forbindelsen gemmes; den tester ikke oprettelse af bookinger eller levering af e-mails.

4. Match de vigtigste bookingregler

Arbejdstider og optagede tider hentes fra Gecko. Reglerne nedenfor skal holdes opdateret i både Gecko og Replygate; de synkroniseres ikke automatisk.

• Startinterval: Åbn Avancerede indstillinger → Front-end → Vælg tid på dagen i Gecko. For tider kl. :00 og :30 skal du aktivere Vælg frit starttidspunkt, vælge 30 minutter og sætte flueben ved Respekter altid intervallerne. Vælg også Every half hour i Replygate.
• Frister: Åbn Bookingindstillinger → Tidsindstillinger → Kunde. Match Minimum notice (hvor kort varsel en ny booking kræver), Book ahead (antal dage frem) og Change and cancellation deadline (hvor tæt på aftalen kunden må flytte eller aflyse den). 60 minutter = 1 time; 1440 minutter = 24 timer.
• Varighed: Kundens behandlingstid og den reserverede kalendertid kan være forskellige, for eksempel 45 minutters massage med 15 minutters buffer. Varigheden fra Gecko går forud for tekst på hjemmesiden eller i vidensfiler. Tjek forbindelsen igen efter ændringer i ydelser eller behandlere, og opdater eventuel Plus/minus tid i Replygate.
• Bekræftelsesmail: Aktivér Send confirmation email for bookings, time changes and cancellations. Gecko sender kunden dato og tidspunkt for aftalen. Du kan ændre teksten og modtagerne under Bookingindstillinger → Notifikationer i Gecko og i indstillingerne for hver kalender. Koden, kunden indtaster i chatten, sendes separat, også når denne indstilling er slået fra. Koderne sendes fra en aktiv afsendermail i Contact Hub, eller fra Replygates mailtjeneste, hvis ingen er tilsluttet.

Delt udstyr: maskiner og lokaler

Deler Anna og Emil én laser? Gecko skal reservere laseren sammen med behandleren. Åbn Shared equipment på den gemte forbindelse i Replygate. Nye bookinger tjekker ledige tider i Geckos onlinebooking. Ved flytning bruges sikker kundeadgang, så aftalens egen reservation ikke blokerer den nye tid. Kunden bliver i chatten eller e-mailen. Hverken kunden eller klinikkens medarbejdere skal logge ind i Gecko for hver booking.

En administrator skal logge ind i Gecko for at lave opsætningen nedenfor. Start med en testydelse, og hold automatisk booking slået fra, indtil reservationerne af udstyret er kontrolleret i Gecko.

• Udstyr: Åbn Indstillinger → Booking → Ressourcer, og opret maskinen eller lokalet. Åbn Ydelser → Ret → Ressourceindstillinger, slå Aktiver book af ressource (1) til, og vælg udstyret på alle ydelser, der kræver det. Medtag klargøring og rengøring, for eksempel 30 minutters behandling og 15 minutters rengøring.
• Flere ressourcer: Kan en aftale bruge én af to ens lasere, skal de vælges i samme ressourceafsnit eller en ressourcegruppe. Kræver aftalen både en laser og et lokale, skal laseren vælges i ressource (1) og lokalet i ressource (2). Flere valg i ét afsnit er alternativer; de kræver ikke alt udstyret på én gang. Tjek klargøring og rengøring for hver ressource.
• Onlinebooking: Hold Online booking aktiv slået til under Avancerede indstillinger → Front-end → Generelt. Gør ydelsen og behandlerne tilgængelige online. Tillad kunder at flytte aftaler i Bookingindstillinger, og tjek fristen under Tidsindstillinger → Kunde. Kalendernes tider skal vises hver for sig; slå ikke Summér alle kalendere til.
• Kundeadgang: Åbn Avancerede indstillinger → Front-end → Token log ind, og slå Aktiver token logind til. Tilføj alle Replygates server-IP-adresser fra Shared equipment i Replygate med Tilføj IP i Gecko. Vises ingen adresser, skal du bede info@replygate.io om dem først. Brug ikke din computers IP, og tillad ikke alle adresser.
• Behold Levetid på 1 minut i Token log ind. Hold Auto opret nye kunder og Auto opdatere kunder slået fra. Slå også Tillad automatisk flyt af kundegruppe ved login fra under Avancerede indstillinger → Front-end → Opret bruger. Replygate opretter nye kunder via den almindelige bookingintegration, når det er nødvendigt; token-login bruges kun til eksisterende kunder.
• Kundematch: Vælg CustomerEmail, hvis hver kunde har en unik mailadresse, eller CustomerNumber, hvis hver har et unikt kundenummer. Vælg samme felt i Replygate. Værdien skal være unik på tværs af alle kundegrupper i Gecko. Replygate skal stadig kunne identificere én kunde ud fra mailadressen i de tilknyttede kundegrupper. Forskellige kundenumre løser derfor ikke to kundeposter med samme mailadresse.
• Forbindelsesoplysninger: Kopiér Nøgle 1 og Nøgle 2 fra Token log ind til adgangskodefelterne i Replygate. De er forskellige fra den almindelige API-nøgle. Åbn Indstillinger → Generelt → Indsætningskoder, og kopiér indsætningskoden: værdien efter icCode= i koden til at indlejre booking. Bookingsidens adresse hentes, når du gemmer; lad det valgfrie adressefelt være tomt. Hold nøglerne private; Replygate gemmer dem krypteret og viser dem ikke igen. Ændrer du token-nøglerne i Gecko, skal du indsætte begge aktuelle nøgler i Replygate og teste igen. Lad begge felter være tomme for at beholde de gemte nøgler.
• Gem og test: Slå udstyrsbooking til, bekræft opsætningen, og vælg Save equipment settings. Det slår de automatiske bookinghandlinger fra og udløber ventende tilbud. En gemt opsætning betyder ikke, at kundeadgangen eller IP-tilladelserne virker; det skal bekræftes med en rigtig booking og flytning. Aktivér kun de handlinger, du tester. Test en ny booking, en flytning til en nærliggende tid, to behandlere med samme maskine, rengøringstid og en vedligeholdelsesblokering. Aflys en testaftale, og tjek, at maskinen bliver ledig igen. Tjek selve udstyrsreservationerne i Gecko. Aktivér derefter de ønskede handlinger og kanaler for kunderne.
• Daglig brug: Onlinebooking og token-login skal forblive slået til. Ændringer på Geckos bookingside kan midlertidigt stoppe visning af ledige udstyrstider. Replygate stopper udstyrsbooking, hvis siden ikke kan læses, eller kundeadgangen fejler. Sæt forbindelsen på pause i Replygate for at stoppe automatisering; fjernelse af en IP afslutter ikke straks eksisterende kundesessioner. Oplyser Replygate nye server-IP-adresser, skal du opdatere de tilladte adresser i Gecko, før booking aktiveres igen. Efter ændringer i ydelser, udstyrskrav, klargøring eller rengøringstid, behandlere eller tidszone skal du gennemgå og teste opsætningen igen. Gem udstyrsindstillingerne igen efter ændringer i Replygates forbindelsesindstillinger. Fjerner du en ydelses krav om udstyr, reserverer nye bookinger ikke udstyret. Behandlinger med pauser, som hårfarvning med indvirkningstid, er ikke omfattet.

5. Aktivér en kanal, og lav en testbooking

Vælg under Automatic booking, om kunder må oprette, flytte eller aflyse aftaler, gennemfør opsætningstjekket, og gem. Aflysning er slået fra, indtil du aktiverer den. Vælg den relevante hjemmeside eller mailboks under Connected channels. Kanalen skal først være oprettet i Contact Hub. Du kan bruge chat, e-mail eller begge dele.

Til automatisk booking via e-mail skal du åbne Contact Hub → Channels → Email, vælge mailboksen og slå Auto-send replies til under Settings. Vælg under Sending schedule, hvornår automatiske svar må sendes. Hold modtagelse og afsendelse af mails slået til under Connection. Er Auto-send slået fra, laver Replygate udkast til gennemgang og opretter, flytter eller aflyser ikke automatisk aftaler ud fra kundens mails.

Lav en booking med en rigtig e-mailadresse, du har adgang til. Kunden skal bekræfte, før der bookes noget. Tjek aftalen i Gecko og bekræftelsesmailen. Chatten bekræfter mailadressen med en kode. En kunde, der skriver fra mailadressen på sin kundepost i Gecko, fortsætter via e-mail. Nye kunder oprettes i Gecko, når de bekræfter.

Vælg Create appointments, Change appointment times og Cancel appointments hver for sig under Automatic booking. Aktivér kun handlinger, du har testet. Simulatoren øver samtalen uden at ændre bookinger i Gecko; brug den rigtige chat eller mailkanal til at kontrollere udstyrsreservationer og levering af e-mails.

Kunder kan aflyse deres egne understøttede aftaler efter identitetskontrol og bekræftelse, når Cancel appointments er slået til. Change and cancellation deadline gælder begge handlinger. Aflys en testaftale, og tjek, at kalenderen og udstyret bliver ledige igen.

Hvis noget ikke virker

Ingen ledige tider? Tjek den valgte ydelse, behandler, arbejdstider, ferie og bookingregler. Hele den reserverede tid skal være ledig. Manglende mail? Tjek adressen, spam, Geckos modtagere og eventuel markering af afviste mails.

Integrationen understøtter aftaler med én behandler, også med flere kalendere. Fælles maskiner og lokaler kræver udstyrsopsætningen ovenfor. Kontakt os før brug af hold, behandlinger med pauser, forskudt start, Pak tider, varighedsbaserede starttider eller særlige kundegrupperegler. Er resultatet af en booking uklart, skal du tjekke Gecko, før du prøver igen.